Jährliche Bestandsaufnahme
Die Durchführung einer jährlichen Bestandsaufnahme für ein kleines Unternehmen ist in der Regel einer der notwendigen Teile der Geschäftstätigkeit, die von den zur Teilnahme ausgewählten Personen nicht gemocht werden. Dies ist notwendig, denn wenn Sie genau wissen, was Sie an Fertigwaren oder Rohstoffen zur Verfügung haben, können Sie Ihren Produktionsplan planen oder Ihren Gewinn basierend auf dem Lagerbestand abschätzen. Es wird jedoch nicht gemocht, da der Prozess langwierig und fehleranfällig sein kann. Eine ordnungsgemäße Planung verringert möglicherweise nicht die Langeweile, kann jedoch die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern und Ihnen eine genaue Zählung der vorhandenen und der fehlenden Elemente geben.
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Erstellen Sie aus Ihren aktuellen Datensätzen eine Inventarliste, die die Liste aller Artikel im Inventar sowie alle mit jedem Artikel verbundenen identifizierenden Informationen enthält. Drucken Sie die Liste aus oder stellen Sie den Personen, die die Bestandsaufnahme durchführen, ein tragbares elektronisches Mittel bereit, um die Liste mitzuführen, z. B. indem Sie die Bestandsaufnahme auf einem Tablet-Computer platzieren.
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Erstellen Sie Zählteams mit Ihren Mitarbeitern. Weisen Sie Personen mit vorheriger Erfahrung in der Inventarisierung als Teamleiter zu, die für die tatsächliche Inventarzählung oder das Abgleichen von Artikeln mit der Inventarliste verantwortlich sind.
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Überprüfen Sie jeden Artikel in der Inventarliste physisch. Suchen Sie das Inventar in der Umgebung und prüfen Sie, ob es tatsächlich vorhanden ist. Arbeiten Sie sich methodisch durch die Liste und bewegen Sie sich entlang der Artikel in der gleichen Reihenfolge, in der sie gespeichert sind, um zu vermeiden, dass Sie Zeit mit dem Hin und Her im Inventarbereich verschwenden.
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Vergleichen Sie alle identifizierenden Informationen für die Inventarartikel mit dem tatsächlichen Artikel, um sicherzustellen, dass das, was aufgelistet ist, das ist, was gespeichert wird.
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Bestätigen Sie das Vorhandensein jedes Artikels sowie seinen Standort und markieren Sie das Vorhandensein des Artikels in Ihrer Inventarliste deutlich. Wenn das Element nicht vorhanden ist oder sich an seiner erwarteten Position ein anderes Element befindet, beachten Sie die Diskrepanz, bevor Sie mit dem nächsten Element in der Liste fortfahren.
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Überprüfen Sie jeden Artikel anhand der Liste, bis das Inventar abgeschlossen ist.
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Vergleichen Sie überschüssige Artikel, die in Ihren Notizen aufgeführt sind, mit fehlenden Artikeln auf Ihrer Liste, um sicherzustellen, dass der Artikel nicht fehlt, sondern lediglich verschoben wurde. Bringen Sie die versetzten Gegenstände an die richtigen Stellen zurück, falls welche gefunden wurden.
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Erstellen Sie eine Liste der fehlenden oder ersetzten Inventargegenstände für weitere Untersuchungen und für alle erforderlichen Ausgleiche für die Kontenbücher.
