Welche Dokumente enthält ein Personalordner?
Es gibt eine Reihe von Formularen und Elementen, die in den Personalordner eines Mitarbeiters eingehen. Einige dieser Formulare werden aus rechtlichen Gründen aufbewahrt. Andere werden aufgrund von Unternehmensrichtlinien und -protokollen eingereicht. Personalmanager führen während ihrer gesamten Karriere auch persönliche Aufzeichnungen über Mitarbeiter. Kleine Unternehmen können alle oder einen Teil der Dokumente der Mitarbeiter scannen, um elektronische Dateien zu erstellen. Auf diese Weise sind die Dateien nicht so anfällig für Schäden durch Feuer, Wasser oder Diebstahl.
Legale Dokumente
Kleinunternehmer müssen bestimmte rechtliche Dokumente für Mitarbeiter aufbewahren. Ein Beispiel ist das I-9-Formular, mit dem überprüft wird, ob ein Mitarbeiter legal in den USA arbeiten kann. Das Unternehmen kann auch ein Foto des Führerscheins und der Sozialversicherungskarte des Mitarbeiters als weitere Dokumentation für seinen rechtlichen Status aufbewahren. Darüber hinaus werden Mitarbeiter in der Regel am Tag ihres Arbeitsantritts aufgefordert, W-4-Formulare auszufüllen, die in ihren Personalordnern enthalten sind. Diese Formulare zeigen die Anzahl der persönlichen Steuerbefreiungen, die ein Arbeitnehmer geltend macht.
Jobbezogene Dokumente
Die Personalabteilungen bewahren auch die Lebensläufe und Bewerbungen der Mitarbeiter in Ordnern auf. Diese Artikel werden normalerweise eingereicht, wenn sich ein Mitarbeiter für eine Stelle bewirbt. Das Unternehmen führt diese Aufzeichnungen für den Fall, dass der Hintergrund einer Person überprüft werden muss. Ein weiteres berufsbezogenes Dokument, das in einem Personalordner gespeichert ist, ist die Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters. Dies ist eine Zusammenfassung der beruflichen Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters, die normalerweise in verschiedene Funktionen unterteilt sind, z. B. Verwaltung von Mitarbeitern, Arbeit mit Kollegen, Kommunikation und technisches Know-how.
Leistungsbezogene Dokumente
Leistungsbewertungen sind weitere wichtige Dokumente, die in Personalordnern aufbewahrt werden. Das Führen von Aufzeichnungen über Leistungsbeurteilungen oder Bewertungen von Mitarbeitern kann dazu beitragen, Unternehmen vor Gerichtsverfahren zu schützen. Beispielsweise kann ein kleines Unternehmen von einem ehemaligen Mitarbeiter mit einer rechtswidrigen Kündigungsklage konfrontiert werden. Die Geschäftsinhaberin kann die leistungsbedingte Kündigung besser nachweisen, wenn sie Kopien der Leistungsbeurteilungen des Arbeitnehmers aufbewahrt. Ebenso können Aufzeichnungen über Disziplinarmaßnahmen oder Aufzeichnungen in den Ordnern aufbewahrt werden.
Sonstige Unterlagen
Die Arbeitgeber führen auch Aufzeichnungen über die Anwesenheit, Auszeichnungen und Krankengeschichte der Arbeitnehmer in Personalordnern. Anhand von Anwesenheitsaufzeichnungen können Manager feststellen, ob ein Mitarbeiter Krankheits- oder Urlaubstage überschritten hat. Häufig bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern regelmäßige Auszeichnungen an, die auch in den Akten aufbewahrt werden können. Diese Auszeichnungen können „Mitarbeiter des Monats“-Verkaufsaktionen oder besondere Anerkennungen umfassen. Medizinische Aufzeichnungen werden normalerweise aufbewahrt, um die Einhaltung bestimmter ADA-Gesetze sicherzustellen, die sich auf den American With Disabilities Act beziehen. Die Personalabteilung kann aus Gründen der Vertraulichkeit einen separaten Ordner für Krankenakten erstellen.
