Struktur einer Beschaffungsorganisation
Eine funktionierende und kohärente Beschaffungspolitik ist für die Verbesserung der Rentabilität von entscheidender Bedeutung. Klare Standardarbeitsanweisungen sind zwar wichtig, aber es braucht mehr, um Effizienz zu schaffen. Ebenso wichtig ist die zugrunde liegende Struktur der Beschaffungsorganisation. Die Einführung eines Unternehmens, das sich an den langfristigen Geschäftszielen und dem täglichen Betrieb orientiert, kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen ordnungsgemäß funktioniert.
Einer gegen die Welt
Beschaffungsstrukturen stimmen häufig nicht mit den für kleine Unternehmen typischen einfachen Organigrammen überein. Viele Eigentümer beginnen damit, eine einzelne Person für die Kaufentscheidungen und Aufgaben verantwortlich zu machen, was am Anfang möglicherweise funktioniert. Ein einzelner Einkaufsleiter kann jedoch ohne formale Struktur und Kontrollen leicht überfordert sein. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Einkaufsorganisation mit dem Wachstum des Unternehmens eine formellere Struktur annimmt.
Zentrale Steuerung
Wachsende Einkaufsabteilungen entwickeln sich häufig zu einer zentralisierten Struktur, die eine weitere Organisationsebene hinzufügt, aber relativ flach bleibt. Abteilungsmitarbeiter berichten an den Einkaufsleiter, der seinerseits an den Eigentümer berichtet. Die Zentralisierung des Einkaufsprozesses bietet mehr Kontrolle und bietet Möglichkeiten zur Rationalisierung. Wenn Sie beispielsweise die Aufgaben so trennen, dass verschiedene Mitarbeiter für die Qualifizierung der Lieferanten verantwortlich sind, Aufträge vergeben und Rechnungen bezahlen, können Sie die Gesamtkaufkosten senken, indem Sie die Bevorzugung beseitigen.
Expansion und Dezentralisierung
Unternehmen, die noch weiter expandieren, beispielsweise auf mehrere Standorte oder unabhängige Geschäftsbereiche, können sich für eine dezentrale Beschaffungsstruktur entscheiden. Dies ermöglicht jedem Standort oder Geschäftsbereich, seinen eigenen Einkauf zu tätigen. Dies kann zu Effizienzsteigerungen führen, indem Verfahrensengpässe beseitigt werden, die sich aus der Verwaltung des Einkaufs im Home Office ergeben können. Trotzdem haben dezentrale Beschaffungsstrukturen deutliche Nachteile. Sie teilen keine Systeme, Kenntnisse oder Ressourcen, da sie unabhängig voneinander funktionieren, was zu ungleichmäßigen Lieferkosten und Leistungsabweichungen führt. Noch wichtiger ist die Tendenz unabhängiger Einkaufsabteilungen, bereichsbezogene Ziele anstelle der langfristigen Ziele des Unternehmens zu unterstützen.
Zentral geführte Struktur
Ein Center-led-Ansatz kombiniert Aspekte zentraler und dezentraler Strukturen. Es bietet eine Möglichkeit, die Kontrolle im Home-Office zu behalten und gleichzeitig den Abteilungen ein unabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Kosten-, Compliance- und Leistungskennzahlen sowie Best-Practice-Richtlinien fließen aus der Zentrale. Die täglichen Einkaufspflichten bleiben jedem Geschäftsbereich überlassen, so dass schnell auf unerwartete Änderungen von Angebot oder Nachfrage reagiert werden kann. Diese Struktur kann Beschaffungsprozesse standardisieren, die Effizienz steigern und die Kosten senken.
