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Die meisten Unternehmen haben Ausgaben, die Werbung und Marketing umfassen. In einigen Fällen werden diese Dienstleistungen bei Anfall bezahlt, in anderen Fällen werden sie jedoch im Voraus bezahlt und dann wird die Aktivität als Aufwand erfasst. Wie diese Ausgaben gehandhabt werden, hängt vom Buchhaltungssystem ab, das das Unternehmen verwendet. Beispielsweise würde ein Unternehmen, das mit einem Kassenbuchhaltungssystem arbeitet, einen Werbeausgaben-Journaleintrag anders erfassen als ein Unternehmen, das mit einem periodengerechten Buchhaltungssystem arbeitet.

Bargeld versus Abgrenzung

Ein Abrechnungssystem auf Bargeldbasis ist buchstäblich das, wonach es sich anhört. Alles für das Geschäft wird auf Bargeldbasis erledigt. Das bedeutet, dass dem Unternehmen weder Rechnungen noch Verbindlichkeiten gegenüber anderen Unternehmen schuldet sind. Daher sind keine Konten wie Forderungen oder Verbindlichkeiten erforderlich. Da alles auf Bargeldbasis erfolgt, wird jede Ausgabe erfasst, wenn die Maßnahme ergriffen wird.

Ein periodengerechtes Buchhaltungssystem erfasst Aktivitäten, wenn sie auftreten, unabhängig davon, ob eine Zahlung erfolgt ist oder nicht. Mit einem Abgrenzungssystem kann ein Unternehmen Verbindlichkeiten bilden und Vermögenswerte ansammeln. Aus diesem Grund verwendet ein Rückstellungssystem Forderungen für Kunden, die dem Unternehmen Geld schulden, und Kreditoren, bei denen es sich um Konten handelt, die aufzeichnen, wem das Unternehmen Geld schuldet.

Werbeausgaben in der Kassenbuchhaltung buchen

Wenn ein Unternehmen mit einem Cash-System Werbung für das Unternehmen kauft, wird die Transaktion im Buchhaltungssystem als Belastung für Werbung und als Gutschrift für Cash erfasst. Auch wenn die Werbung über einen längeren Zeitraum stattfindet, da es sich um ein Kassensystem handelt, wird alles im Voraus bezahlt und es würde nur die eine Transaktion im Buchhaltungssystem geben. Viele Unternehmen beginnen möglicherweise mit einem Cash-Basis-System, aber wenn sie wachsen, erkennen sie, dass sie die Fähigkeit benötigen, Dinge langfristig zu bilanzieren, und wechseln später zu einem Abgrenzungssystem.

Buchung von Werbekostenjournaleinträgen in der periodengerechten Rechnungslegung

Die Werbetransaktionen sind in einem Abgrenzungssystem komplexer, da Sie Gelder berücksichtigen müssen, die für technisch nicht erbrachte Dienstleistungen gezahlt wurden. Mit anderen Worten, ein anfallender Aufwand für Werbung auf Rechnung muss in besonderer Weise erfasst werden. Wenn ein Unternehmen einen Sechsmonatsvertrag für Radiowerbung zum Preis von 1.200 USD abschließt, würde die anfängliche Transaktion eine Belastung von Prepaid Advertising in Höhe von 1.200 USD und eine Gutschrift auf Cash sein. In einem Abgrenzungssystem können Sie jedoch nur das ausgeben, was verwendet wurde, sodass das Unternehmen den Gesamtbetrag des Vertrags durch seine Laufzeit dividieren muss. In diesem Fall 1.200 USD geteilt durch 6 Monate. Für die nächsten sechs Monate werden also 200 US-Dollar des Werbekontos als Aufwand verbucht. Am Ende des ersten Monats werden die Werbekosten abgebucht und die Prepaid-Werbung in Höhe von 200 USD gutgeschrieben.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass wenn die Kosten, in diesem Fall Werbung, im Voraus bezahlt werden, sie monatlich oder wie verwendet als Aufwand erfasst werden müssen. Wenn im Vertrag festgelegt war, dass 10 Anzeigen für die nächsten 10 Wochen geschaltet werden, werden die Werbeausgaben entweder wöchentlich (Debit-Werbeausgaben 120 $ Gutschrift Prepaid Advertising 120 $ für 10 Wochen) oder monatlich, wie im obigen Beispiel, als Aufwand verrechnet. Wenn Sie diese Tipps beachten, bleibt Ihr Buch ordentlich und ausgewogen.