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Sie sind nicht der einzige Kleinunternehmer, der eine beunruhigende körperliche Empfindung unterdrückt, wenn Sie das Wort „Schreiben“ hören. Sie sind Verhandlungsführer, Forscher, Mediator, Verkäufer, Problemlöser und Meisterentscheider – neben vielen anderen Talenten – aber „Schriftsteller“? Nein danke. Aber halten Sie diese Antazida. Wenn Sie einen Bewertungsbericht einer Organisation schreiben müssen, sollten Sie sich darüber freuen, dass der Prozess weit mehr umfasst als das eigentliche Schreiben. Tatsächlich ist das Schreiben nur ein kleiner Teil der Mischung.

Klären Sie zuerst Ihren Zweck

Schreiben ist immer einfacher, wenn Sie einen klaren Sinn haben. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie feststecken oder sich verlaufen haben, liegt das normalerweise daran, dass Sie aus den Augen verloren haben, wohin Sie gehen oder warum.

Nehmen Sie sich aus diesen Gründen etwas Zeit, um Ihre Bewertung zu planen und Folgendes zu klären:

• Was erwarten Sie von der Bewertung, um sie zu erreichen oder zu beschleunigen? Mit anderen Worten, warum machst du das überhaupt? Warum ist es wichtig, sich zu engagieren?* Wer ist die primäre Zielgruppe? Banker? Potentielle Investoren? Es könnte nur Sie selbst sein - keine Kleinigkeit, wenn Sie versuchen, eine Organisation zu bewerten, die Sie kaufen, mit der Sie fusionieren oder mit der Sie eine Partnerschaft eingehen möchten.

• Welche Arten von Informationen benötigen Sie, um Ihre Bewertung zu formulieren?* Aus welchen Quellen und Personen stammen diese Informationen?
• Wie werden Sie die Informationen sammeln - persönliche Interviews, Beobachtungen, Fragebögen, Fokusgruppen? * Was ist Ihre Frist?

Betrachten Sie den Bewertungstyp

Eine weitere Information, die Ihrer Bewertung hilft, Gestalt anzunehmen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, ist die Art der Bewertung, die Sie formulieren möchten. Drei Arten sind am häufigsten:

• Die zielbasierte Bewertung, in der Sie festlegen, inwieweit eine Organisation ihre Ziele erreicht. Die ergebnisbasierte Bewertung, bei der Sie herausfinden möchten, ob es der Organisation gelingt, das vorgegebene Ergebnis zu erzielen. Die prozessbasierte Evaluation, bei der es darum geht zu studieren Wie Die Organisation arbeitet. Oberflächlich betrachtet mag dies nicht der interessanteste oder überzeugendste der drei Ansätze sein. Aber stellen Sie sich vor, wie sich der Inhalt ändern würde, wenn die Organisation unter Beschuss steht, weil sie die Erwartungen der Kunden nicht erfüllt; einen grundlegenden Wandel durchmachen; oder zu einem Konkurrenten ins Stocken geraten.

Folgen Sie einer vernünftigen Gliederung

Kein Bericht "schreibt sich selbst". Das wäre trügerisch einfach. Eine vernünftige Gliederung hilft Ihnen jedoch dabei, die oben genannten Informationen lesbar und überzeugend darzustellen:

• Eine drei- bis fünfseitige Executive Summary, in der Sie den Zweck der Evaluation sowie einen Überblick über Ihre Methoden, Ergebnisse und Schlussfolgerungen offenlegen.* Eine Vorschau auf die wichtigsten Fragen, die Ihre Evaluation geleitet haben.

• Bewertungsmethoden, dh eine Erklärung Ihrer Methodik und eine vollständige und ehrliche Offenlegung aller Einschränkungen in Ihrer Forschung. Beispielsweise können Rückrufprobleme für einige Interviewpartner ein Problem darstellen und sollten vollständig offengelegt werden.

• Ihre Ergebnisse, die wahrscheinlich eine Mischung aus qualitativen und quantitativen Informationen sein werden. An dieser Stelle ist es klug, darüber nachzudenken Wie um Ihre Ergebnisse so zu präsentieren, dass Ihre Leser angesprochen werden. (Es kann hilfreich sein, darüber nachzudenken, was Ihnen beim Lesen Spaß macht, z. B. Bilder und Illustrationen sowie hilfreiche Diagramme und Grafiken.)

• Ihre Empfehlungen, die sehr spezifisch, praktisch und realistisch sein sollten - und durch die von Ihnen aufgedeckten Beweise gestützt werden. * Der Anhang, ein Ort, an den Sie Ihre Leser „senden“, um sich mit unterstützenden Informationen wie Fragebögen, Checklisten oder Diskussionsleitfäden zu befassen.

Schreiben Sie mit visueller Energie

Denken Sie keine Sekunde lang, dass Ihre Leser ein „trockenes“, langweiliges Produkt erwarten, nur weil das Wort „Bericht“ möglicherweise im Titel enthalten ist. Das gesamte Schreiben sollte ansprechend sein, und andere Hinweise sollten dazu beitragen, Ihr Schreiben zu beleben:

• Diese visuellen Hilfsmittel, die wichtige Informationen hervorheben und vielleicht geschickt zusammenfassen, was zu komplex oder geheimnisvoll ist, um es allein mit Text darzustellen.
• Die Verwendung von Anekdoten, die dabei helfen, wichtige Punkte nach Hause zu bringen. Die Leser genießen normalerweise Geschichten, die wichtige Punkte veranschaulichen oder verschönern. Unterüberschriften, die Ihre Leser von einem wichtigen Abschnitt zum anderen führen. (Sie werden dich auch führen.) Ausziehbare Anführungszeichen - auch als Anführungszeichen bezeichnet - können die Aufmerksamkeit auf wichtige Abschnitte Ihres Textes lenken.

Versetzen Sie sich in die Schuhe der Leser

Natürlich ist es am wichtigsten, klar und präzise zu schreiben, damit Sie keinen Zweifel an Ihrer Bedeutung haben. Es ist wichtig, das Publikum im Auge zu behalten, obwohl es unmöglich ist, alles zu wissen, was die Leser über Ihr Thema wissen. In diesen Fällen sollten Sie eher zu viel als zu wenig erklären, da gut informierte Leser jederzeit Informationen überspringen können, die sie für überflüssig halten.

Ihr Bericht kann mehrere Entwürfe durchlaufen, aber versuchen Sie, ihn als gut investierte Zeit zu betrachten. Selbst professionelle Autoren quälen sich mit Worten und Absätzen – und finden Trost in Antazida, während sie ihre Arbeit gestalten.