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Es ist zeitaufwändig und kompliziert, mit der Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter Schritt zu halten, und Sie sind derjenige, der auf dem Spiel steht, wenn die Steuern nicht korrekt berechnet werden. Dies kostet wertvolle Zeit für die Führung Ihres Unternehmens, da Sie sich auf die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze konzentrieren. Dies muss jedoch nicht der Fall sein, da einige praktische Tools Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtern können.

Gehalt

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Gehaltsabrechnung bearbeiten, kann die Lohnabrechnung einfacher werden, wenn Ihre Mitarbeiter ein Gehalt erhalten, anstatt sie stündlich zu bezahlen. Wenn Angestellte angestellt sind, verdienen sie in der Regel jede Woche den gleichen Betrag. Dies bedeutet, dass Sie den Bruttolohn, die Steuereinbehaltung und den Nettolohn einmal berechnen und dann für jeden Zahltag kopieren können. Elemente wie Boni erfordern zusätzliche Berechnungen. Durch die Verwendung eines Gehaltssystems für Ihre Mitarbeiter können Sie jedoch erhebliche Zeit bei der Berechnung der Gehaltsabrechnung sparen. Dieses System ist nicht für jedes Unternehmen geeignet, insbesondere für diejenigen, die Teilzeitbeschäftigte beschäftigen, und es gibt Gesetze darüber, wer auf Gehaltsbasis bezahlt werden kann. Fragen Sie daher Ihren Buchhalter, ob es die beste Option für Sie ist.

Payroll Software

Die Verwendung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann den Zeitaufwand für die Berechnung von Gehältern und Einbehalten erheblich reduzieren. Es gibt viele Möglichkeiten, da Banken und Steuersoftwareunternehmen bequeme Online-Versionen anbieten. Die meisten erfordern eine niedrige monatliche Gebühr, aber mehrere nützliche Funktionen können die Gebühren für Ihr Unternehmen lohnenswert machen. Nachdem Sie die Informationen Ihrer Mitarbeiter eingegeben haben, z. B. wie viel sie verdienen und wie viel sie einbehalten möchten, geben Sie an jedem Zahltag nur noch ein, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Bei den meisten Softwareoptionen können Sie weitere Optionen wie Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage sowie Provisionen hinzufügen. Die Software berechnet den Nettolohn und erstellt für jeden Mitarbeiter eine Lohnübersicht. Einige Programme automatisieren den Direkteinzahlungsprozess oder erstellen die Schecks auch für Sie. Sie führen Ihren Scheckbestand einfach durch den Drucker.

Auslagerung

Es ist eine einfache Option, einen Buchhalter oder ein Lohnbuchhaltungsunternehmen für die Berechnung Ihrer Gehaltsabrechnungen zu bezahlen. Die meisten verlangen eine monatliche Gebühr, die davon abhängt, wie viele Mitarbeiter Sie haben. Das Unternehmen wickelt in der Regel den Direkteinzahlungsprozess für Sie ab oder schreibt für jeden Zahltag Schecks von Ihrem Konto aus. Diese Finanzfachleute neigen dazu, sich über steuerrechtliche Änderungen auf dem Laufenden zu halten und die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter nach Bedarf anzupassen. Der Internal Revenue Service macht den Arbeitgeber jedoch weiterhin für die Rückzahlung von Steuern verantwortlich, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma einen Fehler macht. Verwenden Sie daher am besten eine seriöse Firma und überprüfen Sie die Referenzen, bevor Sie eine einstellen.

Aufzeichnungen führen

Ein Teil der Kopfschmerzen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, Ihre monatlichen Quellensteuern einzureichen und zu zahlen und im Januar W-2 oder andere Steuerdokumente zu erstellen. Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung manuell berechnen, müssen Sie die Einbehaltungen aller Mitarbeiter nachverfolgen und die entsprechenden staatlichen und bundesstaatlichen Unterlagen ausfüllen. Arbeitgeber sollten diese Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahren, daher müssen Sie organisiert sein und über ausreichend Speicherplatz verfügen. Die Verwendung einer Gehaltsabrechnungssoftware oder eines Gehaltsabrechnungsdienstleistungsunternehmens kann Ihnen dabei helfen, diese Aufzeichnungen zu führen und den richtigen Betrag in Ihren monatlichen Steuern zu zahlen. Sie können Ihre Unterlagen elektronisch speichern, anstatt wertvolle Immobilien in Ihrem Büro aufzunehmen.