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Der Umzug eines Unternehmens umfasst Kosten, die weit über die Kosten für den physischen Umzug von Möbeln, Akten und Geräten hinausgehen. Die Kosten für den Umzug in ein neues Gebäude fallen vor dem Umzug an und werden nach dem Einzug fortgesetzt. Erstellen Sie ein Budget, das Ihre Kosten vor dem Umzug und die Kosten für die Ankündigung Ihres Umzugs enthält, nachdem Sie sich in Ihrem neuen Raum befinden, um zu berechnen alle Ihre Umzugskosten.

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Weisen Sie einen Projektleiter für den Umzug zu. Geben Sie dem Projektmanager die folgenden Aufgaben: Budgeterstellung; Zusammenarbeit mit Vermietern, Lieferanten, Verkäufern und Versicherungsunternehmen; und Kommunikation mit Mitarbeitern und dem Markt.

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Listen Sie die Schritte auf, die für den Umzug des Büros erforderlich sind. Treffen mit Vermietern oder Immobilienmaklern einschließen, wenn ein Gebäudeverkauf stattfinden soll; Kontaktaufnahme mit Dienstanbietern wie Internet-, Telefon-, Kabel- und Reinigungsanbietern; Kontaktaufnahme mit Umzugsunternehmen für Angebote und Ihrer Versicherungsgesellschaft bezüglich der Deckung für den Umzug; ein Budget erstellen; Benachrichtigung von Lieferanten und Kunden; Mitarbeiter leiten; und Benachrichtigung der Medien.

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Treffen Sie sich mit Vermietern oder Gebäudeverkäufern, um die flächenbezogenen Kosten für den Umzug zu ermitteln. Beinhaltet Anzahlungen und Abschlusskosten, vorzeitige Mietvertragsauflösung und Einzugsgebühren, Raumumgestaltungskosten, Maklergebühren, Kautionen und Reinigungskosten.

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Wenden Sie sich an die Lieferanten, um die Kosten für die vorzeitige Beendigung, die Trennungs- und Verbindungsgebühren, neue Leasing- oder Serviceverträge sowie die Kosten für neue Geräte zu ermitteln. Dazu gehören Internet, Telefon, Kabel, Dienstprogramme, Parkplätze, Leasing von Kopiergeräten, Reinigung, Sicherheit, Verkauf und andere Dienstleistungen.

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Inventarisieren Sie die physischen Vermögenswerte, die Sie bewegen müssen, und bestimmen Sie, was Sie mitnehmen, was Sie verkaufen oder spenden und was Sie wegwerfen. Wenden Sie sich an Umzugsunternehmen und bitten Sie sie, Ihr Büro zu besuchen, damit sie Angebote vorbereiten können. Wenden Sie sich an Ihre Versicherungsgesellschaft, um festzustellen, ob Sie eine zusätzliche Versicherung benötigen, um während des Umzugs beschädigte, verlorene oder gestohlene Gegenstände abzudecken.

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Berechnen Sie die Anzahl der Personalstunden, die benötigt werden, um das Büro für den Umzug vorzubereiten und das neue Büro auszupacken und einzurichten. Berechnen Sie den Lohn für diese Stunden oder den Betrag des verlorenen Geschäfts, den Sie sehen, wenn Mitarbeiter unterwegs arbeiten. Berechnen Sie den Betrag des abrechnungsfähigen Geschäfts oder Umsatzes, den Sie während des Umzugs verlieren.

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Schreiben Sie eine Liste der Kunden und Medien, die Sie kontaktieren müssen, um Ihren Umzug anzukündigen. Berechnen Sie die Kosten für die Ankündigung Ihres Umzugs, einschließlich einer PR-Firma, falls Sie eine verwenden möchten, die Kosten für den Versand und die Kosten für neue Visitenkarten, Briefpapier, Broschüren, Website-Updates, Begleitmaterialien und Produktverpackungs-Updates.

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Erstellen Sie ein Budget, das die gesammelten und geschätzten Kosten in harte Kosten und Opportunitätskosten aufteilt. Zu den harten Kosten zählen Artikel, für die Sie Geld bezahlen, z. B. Reinigungsgebühren und Umzugskosten. Zu den Opportunitätskosten zählen Umsatzverluste und verminderte Produktivität.