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Das Fallmanagement bietet unabhängig von der Art des Falls die Möglichkeit eines produktivitätsstörenden Rückstands. Sie haben eine Pipeline, in die neue Fälle eingegeben werden, während aktuelle Fälle in verschiedenen Bearbeitungsstadien offen bleiben. Engpässe treten aufgrund ineffektiver Verfahren, schlechter Aufgabenkoordination, mangelnder Kommunikation und Krisensituationen auf, die neue Fälle verstärken oder die Verarbeitung verlangsamen. Die Reduzierung des Rückstands kann eine einmalige Anstrengung des Krisenmanagements oder ein Plan zur kontinuierlichen Verbesserung des Fallmanagementflusses sein.

Bewerten und dokumentieren

Sie müssen das Ausmaß des Rückstands kennen, bevor Sie mit der Planung einer Reduzierung beginnen können. Listen Sie alle offenen Fälle und die wichtigen Aufgaben auf, die ausgeführt werden müssen, um Fälle durch den Prozess zu verschieben. Verfolgen Sie offene Fälle vom Eröffnungsdatum bis zu allen abgeschlossenen Aufgaben und listen Sie die relevanten Daten auf, wenn verfügbar. Wenn Sie eine vollständige Liste und Bewertung des Fallrückstands haben, dokumentieren Sie den Rückstand in einem Bericht und fügen Sie eine Zusammenfassung der Informationen hinzu. Listen Sie die Anzahl der Fälle auf, z. B. die Gesamtzahl der offenen Fälle und die Anzahl der Fälle an jedem Meilenstein im Prozess. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über 350 offene Zulassungsanwendungsdateien, von denen einige Transkripte und Referenzen benötigen und andere in einer Warteschleifendatei auf eine Überprüfung warten.

Spülen und gruppieren

Überprüfen Sie die Liste der offenen Fälle und identifizieren Sie diejenigen, die mit geringem Aufwand geschlossen werden können. Schauen Sie sich Fälle an, in denen über längere Zeiträume keine Aktivität aufgetreten ist oder in denen die Antragsteller Termine versäumt haben. Ihre Überprüfung könnte Fälle aufdecken, die effektiv abgeschlossen sind, aber nicht ordnungsgemäß benannt und eingereicht wurden. Eine Überprüfung kann auch Fälle identifizieren, bei denen Zulassungsprobleme auftreten, z. B. ein Antragsteller, der zu jung für eine Prüfung ist. Gruppieren Sie die verbleibenden offenen Fälle nach dem Status oder der nächsten erwarteten Aufgabe. Zu den Kategorien gehören möglicherweise Falldateien, die auf Verwaltungssignaturen warten, Fälle, die für Hintergrundprüfungen zurückgestellt wurden, oder fehlende Dokumentation. Die Gruppierung der offenen Fälle macht es einfacher, jede Kategorie separat zu behandeln oder die Arbeit zur schnellen Lösung an andere zu delegieren.

Fehlerbehebung

Überprüfen Sie die Verfahren und Prozesse für das Fallmanagement, einschließlich der empfohlenen Zeitpläne von der Eröffnung bis zum Abschluss. Identifizieren Sie die Ursache für den Rückstand oder den Engpass. Vielleicht haben Sie 10 Fallmanager, die Dutzende von Fällen an drei Schließer weitergeben. Falldateien, die ohne Aufsicht oder Rechenschaftspflicht durch verschiedene Einheiten verschoben werden, können einen Rückstand verursachen. Eine Zunahme der Kriminalität und ein Personalmangel können in Gerichtsverfahren zu einem Rückstand führen. Ein Rückstand bei Hypothekenrefinanzierungsanträgen könnte die Norm sein und widerstandsfähig gegen Reduktionsbemühungen sein. Wenn Sie wissen, wie der Rückstand auftritt, können Sie einen Reduktionsplan entwickeln.

Planen und umsetzen

Entwickeln Sie einen Plan zur Reduzierung des Fallrückstands auf der Grundlage Ihrer Einschätzung, Fehlerbehebung und Überprüfung der aktuellen Richtlinien und Verfahren. Arbeiten Sie mit anderen Mitarbeitern oder Einheiten zusammen, um die Details herauszuarbeiten. Fügen Sie einen empfohlenen Zeitplan für das Fallmanagement hinzu, legen Sie Ziele für die Fallbearbeitung und den Abschluss fest und koordinieren Sie die Verfügbarkeit der erforderlichen Materialien und Materialien. Sorgen Sie für regelmäßige Treffen und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, die Fallmanagementaufgaben ausführen. Erstellen Sie einen Prozess für die Überwachung des Fallmanagements, z. B. ein Formular, mit dem sich die Mitarbeiter in jeder Phase des Prozesses abmelden können, und die Benachrichtigung über den Abschluss von Fällen. Erfordern regelmäßige Fallmanagementberichte, damit Rückstände schnell erkannt und behoben werden können. Setzen Sie den Plan zum Abbau des Rückstands um, indem Sie die Beteiligten im Voraus benachrichtigen und schriftliche Kopien des Plans bereitstellen.